คู่มือบัญชี ภาษี และเงินเดือนสำหรับบริษัทในประเทศไทย

ภาระทางบัญชีของนิติบุคคลไทยมีอะไรบ้าง

บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่จดทะเบียนในประเทศไทยมีหน้าที่หลักต่อหน่วยงานสองแห่ง คือ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ซึ่งกำกับการจัดทำบัญชีและการยื่นงบการเงินตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 และกรมสรรพากรซึ่งกำกับภาษีเงินได้นิติบุคคล ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนเรื่องเงินเดือนพนักงานยังเกี่ยวข้องกับสำนักงานประกันสังคมอีกหน่วยงานหนึ่ง

หน้าที่เหล่านี้เริ่มตั้งแต่วันที่จดทะเบียน ไม่ได้เริ่มเมื่อบริษัทมีรายได้ บริษัทที่ยังไม่มีธุรกรรมก็ยังต้องปิดบัญชีและยื่นงบการเงินประจำปี ซึ่งเป็นจุดที่เจ้าของกิจการชาวต่างชาติจำนวนมากเข้าใจผิด

ปฏิทินงานที่ควรรู้

งานรายเดือน: ยื่นแบบภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1, 3, 53) และแบบ ภ.พ.30 สำหรับผู้จด VAT รวมถึงนำส่งเงินสมทบประกันสังคม งานรายครึ่งปี: ยื่น ภ.ง.ด.51 ประมาณการภาษีครึ่งปี งานรายปี: จัดประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบ ยื่นงบการเงินที่ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจแล้วต่อ DBD ยื่น ภ.ง.ด.50 และส่งบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)

กำหนดวันที่แน่นอนอาจเปลี่ยนตามประกาศของหน่วยงาน และการยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์มักมีระยะเวลาขยาย คู่มือแต่ละหน้าจึงระบุแหล่งอ้างอิงทางการให้ตรวจสอบกำหนดปัจจุบันก่อนยื่นจริง

วิธีใช้คู่มือชุดนี้

หากเพิ่งจดบริษัท เริ่มจากคู่มือการตั้งระบบบัญชีและการเก็บเอกสาร แล้วจึงอ่านเรื่อง VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย หากมีพนักงานให้อ่านเรื่องเงินเดือนและประกันสังคม และหากใกล้ปิดงบให้อ่านเรื่องการตรวจสอบบัญชีและการยื่นงบ

คู่มือเหล่านี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีเฉพาะราย เพราะผลทางภาษีขึ้นกับโครงสร้างธุรกรรมจริง ควรให้ผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีตรวจเอกสารของคุณก่อนตัดสินใจ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวรับเงินของบริษัท ทำให้แยกรายได้ไม่ได้ ไม่เก็บใบกำกับภาษีฉบับจริง ทำให้ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ ลืมหักภาษี ณ ที่จ่ายเมื่อจ่ายค่าบริการ และไม่ทำสัญญาเงินกู้กรรมการเป็นลายลักษณ์อักษร ทุกประเด็นนี้แก้ได้ง่ายถ้าวางระบบตั้งแต่เดือนแรก

เอกสารที่ควรเก็บและเก็บนานเท่าไร

พ.ร.บ.การบัญชีกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี และประมวลรัษฎากรกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT เก็บรายงานภาษีซื้อ–ภาษีขาย ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษีไว้อย่างน้อย 5 ปีเช่นกัน โดยอธิบดีอาจสั่งให้เก็บนานกว่านั้นได้ในบางกรณี

เอกสารที่ควรจัดแฟ้มแยกตั้งแต่ต้น ได้แก่ ใบกำกับภาษีซื้อและขาย ใบเสร็จรับเงิน หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) สเตทเมนต์ธนาคารรายเดือน สัญญาเช่าและสัญญาจ้าง ทะเบียนทรัพย์สินพร้อมค่าเสื่อม รายงานการประชุมกรรมการและผู้ถือหุ้น และหลักฐานการนำส่งประกันสังคม การเก็บแบบสแกนช่วยค้นหาได้เร็ว แต่ควรเก็บต้นฉบับกระดาษควบคู่ตามที่กฎหมายกำหนด

ผู้ทำบัญชี ผู้สอบบัญชี และที่ปรึกษาภาษีต่างกันอย่างไร

ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและแจ้งรายชื่อต่อกรม มีหน้าที่บันทึกบัญชีและจัดทำงบการเงิน ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพบัญชี และต้องเป็นอิสระจากผู้ทำบัญชีของบริษัทเดียวกัน หน้าที่ของ CPA คือแสดงความเห็นต่องบการเงิน ไม่ใช่ทำบัญชีแทน

ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กที่มีทุน สินทรัพย์ และรายได้ไม่เกินเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด อาจใช้ผู้สอบบัญชีภาษีอากร (TA) แทน CPA ได้ ส่วนบริษัทจำกัดทุกบริษัทต้องใช้ CPA เกณฑ์ตัวเลขอาจปรับตามประกาศ จึงควรตรวจสอบกับกรมสรรพากรก่อนแต่งตั้ง

บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการต่างชาติ

บริษัทที่มีกรรมการต่างชาติมักต้องการงบการเงินและรายงานภาษีฉบับภาษาอังกฤษเพื่อรายงานบริษัทแม่หรือยื่นภาษีในประเทศของตน งบที่ยื่นต่อหน่วยงานไทยต้องเป็นภาษาไทย ฉบับแปลจึงเป็นเอกสารประกอบ ควรกำหนดตั้งแต่ต้นว่าฉบับใดเป็นฉบับหลักเมื่อมีความแตกต่าง

การจ่ายเงินปันผล ดอกเบี้ย ค่าบริการ หรือค่าสิทธิไปต่างประเทศมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามอัตราในประมวลรัษฎากร ซึ่งอาจลดลงได้ตามอนุสัญญาภาษีซ้อนที่ไทยทำไว้กับประเทศผู้รับ ต้องมีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี (Certificate of Residence) ของผู้รับประกอบ

เอกสารที่ควรเก็บและระยะเวลาเก็บรักษา

พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ที่สถานประกอบการไม่น้อยกว่าห้าปีนับจากวันปิดบัญชี ส่วนประมวลรัษฎากรกำหนดหน้าที่เก็บรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย และใบกำกับภาษีแยกต่างหาก เอกสารที่ควรเก็บอย่างเป็นระบบได้แก่ ใบกำกับภาษีซื้อและขาย ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญจ่าย สัญญาเช่าและสัญญาบริการ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) รายงานการประชุม และสำเนาแบบที่ยื่นทุกฉบับ

หากเอกสารเป็นภาษาต่างประเทศ เจ้าพนักงานประเมินอาจขอให้จัดทำคำแปลภาษาไทยประกอบเมื่อมีการตรวจสอบ การเตรียมคำแปลเอกสารสำคัญ เช่น สัญญาซื้อขายกับคู่ค้าต่างประเทศ หรือใบแจ้งหนี้จากบริษัทแม่ ไว้ล่วงหน้าจะช่วยให้การชี้แจงรวดเร็วขึ้น

การจ่ายเงินไปต่างประเทศและภาษีหัก ณ ที่จ่าย

เมื่อบริษัทไทยจ่ายค่าบริการ ค่าสิทธิ ดอกเบี้ย หรือเงินปันผลให้ผู้รับในต่างประเทศ มักต้องหักภาษีและยื่นแบบ ภ.ง.ด.54 และบางกรณีต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มแทนผู้ให้บริการต่างประเทศด้วยแบบ ภ.พ.36 อัตราอาจลดลงได้ตามอนุสัญญาภาษีซ้อนที่ไทยทำกับประเทศของผู้รับ แต่ต้องมีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษี (Certificate of Residence) ของผู้รับประกอบ

ประเด็นนี้มักเกิดกับบริษัทที่มีบริษัทแม่ในต่างประเทศ หรือจ่ายค่าซอฟต์แวร์และค่าโฆษณาออนไลน์ ควรตรวจสัญญาและลักษณะเงินได้ก่อนจ่ายทุกครั้ง เพราะการไม่หักหรือหักผิดอัตราทำให้บริษัทผู้จ่ายต้องรับผิดชอบภาษีพร้อมเงินเพิ่ม

เมื่อไรควรใช้ผู้ทำบัญชีภายนอก

กฎหมายกำหนดให้ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพบัญชี ส่วนผู้ตรวจงบการเงินต้องเป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ที่ไม่ใช่บุคคลเดียวกับผู้ทำบัญชี บริษัทขนาดเล็กส่วนใหญ่จึงใช้สำนักงานบัญชีภายนอก แล้วแต่งตั้งผู้สอบบัญชีอิสระอีกรายหนึ่ง

ก่อนว่าจ้าง ควรตรวจเลขทะเบียนผู้ทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีกับสภาวิชาชีพบัญชี ขอขอบเขตงานเป็นลายลักษณ์อักษร และตกลงให้ชัดว่าใครเป็นผู้ยื่นแบบออนไลน์และเก็บรหัสผ่านระบบ e-Filing ของบริษัท

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเมื่อจ้างผู้รับเหมาหรือบุคคลต่างชาติ

การจ่ายค่าบริการให้บุคคลธรรมดาในประเทศต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราในประมวลรัษฎากรและออกหนังสือรับรองการหักภาษี (50 ทวิ) ให้ผู้รับ หากผู้รับเป็นบริษัทต่างประเทศที่ไม่มีสถานประกอบการถาวรในไทย อัตราหักขึ้นกับประเภทรายได้ และอาจลดลงหรือได้รับยกเว้นตามอนุสัญญาภาษีซ้อนระหว่างไทยกับประเทศของผู้รับ โดยต้องมีหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ทางภาษีประกอบ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือจ่ายเงินเต็มจำนวนโดยไม่หักภาษี ซึ่งทำให้ผู้จ่ายต้องรับผิดชอบภาษีที่ไม่ได้หักพร้อมเบี้ยปรับ ควรให้ผู้ทำบัญชีตรวจสัญญาทุกฉบับที่มีการจ่ายข้ามพรมแดนก่อนโอนเงินครั้งแรก