เอกสารภาษี (ภ.ง.ด. / หนังสือรับรองการหักภาษี)เพื่อใช้ในสหรัฐอเมริกา

ขั้นตอนทีละขั้น

1. คัดเอกสารภาษี (ภ.ง.ด. / หนังสือรับรองการหักภาษี)ฉบับรับรอง

   ขอจากกรมสรรพากร หรือผู้จ่ายเงินได้ — ควรใช้ฉบับที่มีตราประทับหน่วยงานหรือหลักฐานการยื่นอิเล็กทรอนิกส์ประกอบ

2. แปลตามมาตรฐานปลายทาง

   คำแปลภาษาอังกฤษฉบับสมบูรณ์ พร้อมหนังสือรับรองความถูกต้องของผู้แปล (certificate of translation accuracy)

3. รับรองนิติกรณ์

   ยื่นที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ พร้อมต้นฉบับและคำแปล

4. รับรองสถานทูตปลายทาง

   รับรองที่คณะผู้แทนของสหรัฐอเมริกา ในประเทศไทยเมื่อหน่วยงานผู้รับกำหนด

ใครควรใช้เอกสารชุดนี้

เอกสารเบื้องต้นที่ควรเตรียม

ก่อนเริ่มขั้นตอนรับรองเพื่อใช้ในสหรัฐอเมริกา ควรรวบรวมเอกสารต่อไปนี้ให้ครบในคราวเดียว เพื่อลดจำนวนรอบการเดินเรื่องและป้องกันการต้องคัดเอกสารใหม่

• เอกสารภาษี (ภ.ง.ด. / หนังสือรับรองการหักภาษี)ฉบับที่ออกหรือคัดรับรองโดยกรมสรรพากร หรือผู้จ่ายเงินได้ โดยควรเป็นฉบับคัดล่าสุด ไม่ใช่สำเนาถ่ายเอกสารที่ไม่มีตราประทับ
• หนังสือเดินทางของเจ้าของเอกสาร หน้าที่มีรูปถ่ายและการสะกดชื่อภาษาอังกฤษอย่างเป็นทางการ
• บัตรประจำตัวประชาชนหรือเอกสารแสดงตนของผู้ยื่นแทน พร้อมหนังสือมอบอำนาจหากไม่ได้มาด้วยตนเอง
• ข้อมูลหน่วยงานผู้รับปลายทาง ชื่อหน่วยงาน วัตถุประสงค์การใช้ และรูปแบบการรับรองที่หน่วยงานนั้นกำหนด
• เอกสารเชื่อมโยงกรณีมีการเปลี่ยนชื่อ-สกุล เช่น ใบเปลี่ยนชื่อ ใบสำคัญการสมรสหรือการหย่า เพื่อให้สายชื่อเชื่อมกันครบ

เปรียบเทียบรูปแบบการรับรองแต่ละแบบ

การรับรองแต่ละแบบตอบโจทย์คนละอย่าง การเลือกผิดแบบทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น สรุปความแตกต่างสำหรับเอกสารภาษี (ภ.ง.ด. / หนังสือรับรองการหักภาษี)ที่จะใช้ในสหรัฐอเมริกา ได้ดังนี้

รับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง (Notarial Services Attorney)

ใช้เมื่อหน่วยงานปลายทางต้องการยืนยันว่าผู้ลงนามลงนามต่อหน้าทนายผู้ได้รับอนุญาตจากสภาทนายความ เหมาะกับหนังสือมอบอำนาจ คำให้การ และเอกสารที่คู่กรณีจัดทำเอง

รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

เป็นการรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับของหน่วยราชการไทยหรือคำแปล เป็นขั้นตอนที่หน่วยงานต่างประเทศส่วนใหญ่กำหนด และต้องยื่นพร้อมต้นฉบับ

รับรองที่คณะผู้แทนทางการทูตของปลายทาง

บางหน่วยงานในสหรัฐอเมริกากำหนดให้รับรองซ้ำที่สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของสหรัฐอเมริกาในประเทศไทยหลังผ่านกรมการกงสุลแล้ว

สถานะ Apostille ของประเทศไทย

ประเทศไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille เมื่อ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนวันดังกล่าวยังไม่มีการออก Apostille ในประเทศไทย ต้องใช้การรับรองนิติกรณ์ตามปกติ

มาตรฐานคำแปลที่ปลายทางยอมรับ

คำแปลภาษาอังกฤษฉบับสมบูรณ์ พร้อมหนังสือรับรองความถูกต้องของผู้แปล (certificate of translation accuracy)

USCIS ต้องการคำแปลที่ครบถ้วนทุกบรรทัดรวมถึงตราประทับและลายเซ็น การแปลเฉพาะบางส่วนของเอกสารมักเป็นเหตุให้ถูกออกหนังสือขอเอกสารเพิ่ม

ในทางปฏิบัติ ควรยืนยันรูปแบบที่หน่วยงานผู้รับต้องการเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มกระบวนการ เพราะหน่วยงานคนละแห่งในประเทศเดียวกันอาจกำหนดรูปแบบไม่เหมือนกัน เช่น บางแห่งรับคำแปลที่รับรองในประเทศไทย ขณะที่บางแห่งกำหนดให้แปลโดยผู้แปลที่ขึ้นทะเบียนในประเทศปลายทางเท่านั้น

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• การสะกดชื่อในคำแปลไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง แม้ต่างกันเพียงตัวอักษรเดียวหรือการเว้นวรรค
• ยื่นสำเนาที่ไม่มีตราประทับรับรอง หรือใช้ฉบับที่คัดไว้นานเกินกว่าที่หน่วยงานผู้รับกำหนด
• คำแปลไม่มีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปลกำกับ หรือไม่ได้เย็บติดกับต้นฉบับตามรูปแบบที่กำหนด
• ข้ามขั้นตอนการรับรองที่คณะผู้แทนปลายทางทั้งที่หน่วยงานผู้รับกำหนดไว้
• เนื้อหาในเอกสารมีการขีดฆ่า แก้ไข หรือรอยประทับไม่ชัด ทำให้เจ้าหน้าที่ไม่สามารถตรวจสอบได้

คำถามที่พบบ่อย