What to do if a foreign embassy rejects a Thai Notary Public's certification? — handled by a Notarial Services Attorney licensed by the Lawyers Council of Thailand. For visa and expatriate matters we prepare bilingual document sets matching the receiving authority’s format. Acceptance remains the decision of the receiving authority.
ฐานทางกฎหมายของคำตอบนี้
คำตอบนี้เกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารรับรองประกอบการยื่นวีซ่าและเรื่องของชาวต่างชาติ ประเทศไทยไม่มีวิชาชีพ Notary Public แยกต่างหาก การรับรองดำเนินการโดยทนายความที่ขึ้นทะเบียนเป็นทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารกับสภาทนายความ ทุกคำรับรองที่ทำในกรณี "What to do if a foreign embassy rejects a Thai Notary Public's certification?" จะถูกบันทึกในสมุดทะเบียน Notarial Register เพื่อให้หน่วยงานปลายทางตรวจสอบใบอนุญาตของทนายและวันที่รับรองย้อนกลับได้
อ้างอิง: พระราชบัญญัติทนายความ พ.ศ. 2528 มาตรา 27 และข้อบังคับสภาทนายความว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร พ.ศ. 2551
ขั้นตอนการดำเนินงานทีละขั้น
- ส่งภาพหรือไฟล์เอกสารให้ทีมตรวจเบื้องต้น เพื่อยืนยันว่าเป็นงานที่อยู่ในอำนาจของทนายผู้ทำคำรับรอง
- นัดหมายเวลาเข้าพบ ณ สำนักงาน หรือขอให้ทนายเดินทางไปยังสถานที่ที่ผู้ลงนามสะดวก
- ผู้ลงนามแสดงบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริงเพื่อยืนยันตัวตนต่อหน้าทนาย
- ลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายผู้ทำคำรับรอง (ห้ามลงนามล่วงหน้าในกรณีรับรองลายมือชื่อ)
- ทนายบันทึกรายการลงสมุดทะเบียน Notarial Register พร้อมประทับตราและลงนามรับรอง
- ออก Certificate of Notarial Act แนบกับเอกสาร และแจ้งขั้นตอนถัดไปหากต้องนำไปรับรองที่กรมการกงสุลหรือสถานทูต
เอกสารที่ต้องเตรียม
ต้องมีเสมอ
- บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริงของผู้ลงนามทุกคน
- เอกสารต้นฉบับที่ต้องการรับรอง (ยังไม่ลงลายมือชื่อในกรณีรับรองลายมือชื่อ)
- คำแปลภาษาอังกฤษ หากหน่วยงานปลายทางกำหนดให้ยื่นเป็นภาษาอังกฤษ
ขึ้นอยู่กับกรณี
- หนังสือมอบอำนาจ หากผู้มาติดต่อไม่ใช่เจ้าของเอกสาร
- แบบฟอร์มหรือถ้อยคำรับรองเฉพาะที่หน่วยงานปลายทางกำหนดมา
- หนังสือรับรองนิติบุคคลอายุไม่เกิน 6 เดือน หากลงนามในนามบริษัท
ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกปฏิเสธ
- เข้าใจว่า Notary Public ไทยออก Apostille ได้ ทั้งที่ประเทศไทยเพิ่งเข้าเป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก และเอกสารส่วนใหญ่ยังต้องผ่านกรมการกงสุลตามขั้นตอนที่ประกาศกำหนด
- ใช้สำเนาที่ไม่ชัดหรือเอกสารที่หมดอายุ ทำให้หน่วยงานปลายทางปฏิเสธ
- ไม่ตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อน เช่น รูปแบบถ้อยคำ ภาษา หรือจำนวนชุด
- เผื่อเวลาไม่พอสำหรับขั้นตอนรับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูต ซึ่งมีคิวแยกจากงานรับรองของทนาย
คำถามต่อเนื่องที่พบบ่อย
- เอกสารที่รับรองแล้วใช้ต่างประเทศได้ทันทีหรือไม่
- ขึ้นอยู่กับหน่วยงานปลายทาง บางแห่งรับคำรับรองของทนายโดยตรง แต่หลายแห่งกำหนดให้ผ่านการรับรองของกรมการกงสุลและ/หรือสถานทูตของประเทศปลายทางเพิ่มเติม
- คำรับรองมีอายุการใช้งานเท่าใด
- ตัวคำรับรองไม่มีวันหมดอายุตามกฎหมาย แต่หน่วยงานปลายทางมักกำหนดให้เอกสารมีอายุไม่เกิน 3–6 เดือนนับจากวันรับรอง จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขก่อนยื่น
- ตรวจสอบว่าทนายมีอำนาจรับรองจริงได้อย่างไร
- ตรวจสอบเลขที่ใบอนุญาตทนายความและทะเบียนผู้ทำคำรับรองกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ได้โดยตรง
- ต้องมาด้วยตนเองหรือไม่
- กรณีรับรองลายมือชื่อ ผู้ลงนามต้องลงนามต่อหน้าทนายเสมอ ส่วนการรับรองสำเนาถูกต้องอาจให้ผู้รับมอบอำนาจนำต้นฉบับมาแสดงแทนได้
แหล่งอ้างอิงทางการ
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ · Department of Consular Affairs
- กระทรวงการต่างประเทศ · Ministry of Foreign Affairs of Thailand
- HCCH — Hague Apostille Convention (1961)
- สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ · Lawyers Council of Thailand
ปรึกษาทนายความ Notary Public
โทร 094-895-8999 หรือ LINE @thainotary สำหรับรับรองเอกสาร Notary Public แบบด่วน พร้อมบริการรับรองสถานทูตและแปลรับรอง NAATI/MOJ.