ขั้นตอนรับรองคำแปลโดยผู้แปล ทำอย่างไร?

เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับใครบ้าง

หัวข้อ “ขั้นตอนรับรองคำแปลโดยผู้แปล ทำอย่างไร?” อยู่ในขอบเขตของงานแปลและรับรองคำแปลเอกสารราชการและเอกสารเอกชน เพื่อยื่นต่อหน่วยงานในประเทศไทยหรือส่งออกไปใช้ต่างประเทศ ผู้ที่มักค้นหาเรื่องนี้ ได้แก่ ผู้ที่กำลังเตรียมยื่นคำร้องตามกำหนดเวลาที่แน่นอน ผู้ที่เคยถูกปฏิเสธเอกสารมาก่อนและต้องการทราบว่าพลาดขั้นตอนใด และฝ่ายบุคคลหรือผู้ประสานงานที่ต้องจัดเอกสารให้คนหลายคนพร้อมกัน

ในทางปฏิบัติ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นผู้รับรองนิติกรณ์คำแปล ส่วนการรับรองลายมือชื่อผู้แปลหรือผู้ลงนามทำโดยทนายผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อ (Notarial Services Attorney) ที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ การรู้ว่าหน่วยงานใดรับผิดชอบขั้นตอนใด ช่วยให้ประเมินได้ว่าเอกสารชุดหนึ่งต้องผ่านกี่ขั้น และขั้นใดที่ไม่สามารถย้อนกลับไปแก้ได้โดยไม่เริ่มใหม่

เอกสารที่ควรเตรียมก่อนเริ่ม

• ต้นฉบับหรือฉบับคัดรับรองล่าสุดที่มีตราประทับของหน่วยงานผู้ออก ไม่ใช่สำเนาถ่ายเอกสารเปล่า
• หนังสือเดินทางหน้ารูปถ่าย เพื่อยึดการสะกดชื่อ-นามสกุลภาษาอังกฤษให้ตรงกันทุกฉบับ
• ชื่อและที่อยู่ของหน่วยงานผู้รับปลายทาง พร้อมข้อกำหนดรูปแบบการรับรองที่หน่วยงานนั้นระบุ
• เอกสารเชื่อมโยงกรณีเปลี่ยนชื่อ-สกุล เช่น ใบเปลี่ยนชื่อ ใบสำคัญการสมรสหรือการหย่า
• หนังสือมอบอำนาจ หากไม่ได้ยื่นด้วยตนเอง พร้อมสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับมอบอำนาจ

รายการนี้เป็นชุดตั้งต้น หน่วยงานผู้รับแต่ละแห่งอาจกำหนดเพิ่มเติม จึงควรยืนยันกับหน่วยงานปลายทางก่อนเสมอ

ขั้นตอนการดำเนินการโดยละเอียด

1. ตรวจสอบข้อกำหนดของผู้รับก่อนแปล

   หน่วยงานปลายทางเป็นผู้กำหนดว่าต้องการคำแปลรับรองโดยผู้แปล คำแปลที่ผ่านนิติกรณ์ หรือคำแปลที่รับรองโดยสถานทูต การเริ่มแปลก่อนรู้ข้อกำหนดคือสาเหตุอันดับต้นที่ทำให้ต้องทำใหม่ทั้งชุด

2. แปลโดยยึดการสะกดจากเอกสารราชการ

   ชื่อบุคคล ชื่อสถานที่ เลขที่เอกสาร และวันที่ ต้องถอดความให้ตรงกับหนังสือเดินทางและทะเบียนราษฎร ไม่ใช้การถอดเสียงตามความนิยมส่วนตัว

3. รับรองคำแปลตามสายที่ผู้รับกำหนด

   อาจเป็นคำรับรองของผู้แปล การรับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง หรือการรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล ขึ้นอยู่กับหน่วยงานผู้รับ

4. รับรองซ้ำที่คณะผู้แทนปลายทางเมื่อจำเป็น

   บางประเทศกำหนดให้สถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลของตนในประเทศไทยรับรองต่อหลังผ่านกรมการกงสุลแล้ว

เปรียบเทียบรูปแบบการรับรองที่พบบ่อย

สาเหตุที่เอกสารมักถูกตีกลับ

• ยื่นเฉพาะคำแปลโดยไม่แนบต้นฉบับหรือฉบับคัดรับรอง
• การสะกดชื่อในคำแปลต่างจากหนังสือเดินทางแม้เพียงตัวอักษรเดียว
• ใช้ฉบับคัดรับรองที่เก่ากว่าระยะเวลาที่หน่วยงานผู้รับยอมรับ
• คำแปลไม่ได้เย็บติดกับต้นฉบับตามรูปแบบที่หน่วยงานกำหนด
• เข้าใจว่าประเทศไทยออก Apostille ได้แล้ว ทั้งที่อนุสัญญาจะมีผลกับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570