หน้าที่จัดทำบัญชีของบริษัทจดทะเบียนในไทย — ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ผู้ทำบัญชี และการเก็บรักษาเอกสาร

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 แยกบทบาทออกเป็นสองฝ่าย ฝ่ายแรกคือ "ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี" ซึ่งได้แก่ตัวนิติบุคคลเอง เช่น บริษัทจำกัด บริษัทมหาชน ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน และสาขาของนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในไทย ฝ่ายที่สองคือ "ผู้ทำบัญชี" ซึ่งเป็นบุคคลธรรมดาที่ลงมือบันทึกรายการและจัดทำงบการเงินให้

ความรับผิดชอบทางกฎหมายต่อความครบถ้วนของบัญชียังอยู่ที่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี แม้จะจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกก็ตาม กรรมการจึงควรมีหลักฐานการส่งมอบเอกสารให้ผู้ทำบัญชีอย่างเป็นระบบ เพราะหากเอกสารขาดหาย ผู้ตรวจของรัฐจะพิจารณาที่ตัวบริษัทก่อน

บริษัทที่มีผู้ถือหุ้นหรือกรรมการเป็นชาวต่างชาติมักเข้าใจว่าสำนักงานบัญชีรับภาระแทนได้ทั้งหมด ซึ่งไม่ตรงกับโครงสร้างของกฎหมาย จึงควรกำหนดในสัญญาจ้างให้ชัดว่าใครส่งเอกสารอะไร ภายในรอบใด และใครอนุมัติงบการเงินก่อนยื่น

บัญชีต้องจัดทำเป็นภาษาไทย หากจัดทำเป็นภาษาต่างประเทศต้องมีภาษาไทยกำกับตามหลักเกณฑ์ที่ประกาศกำหนด ในทางปฏิบัติ บริษัทที่ใช้ระบบบัญชีภาษาอังกฤษจากบริษัทแม่จะต้องวางวิธีแปลหรือกำกับภาษาไทยให้ตรวจย้อนหลังได้

สัญญา ใบแจ้งหนี้จากต่างประเทศ และหนังสือยืนยันยอดจากธนาคารต่างประเทศ เป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีที่เจ้าหน้าที่อาจขอคำแปลภาษาไทย คำแปลที่ใช้กับหน่วยงานรัฐควรมีคำรับรองความถูกต้องของผู้แปล และในบางกรณีอาจต้องให้ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) รับรองเพิ่มเติม

พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบไว้ ณ สถานที่ทำการของบริษัท และประมวลรัษฎากรอาจกำหนดระยะเวลาสำหรับเอกสารภาษีบางประเภทแยกต่างหาก บริษัทควรใช้ระยะเวลาที่ยาวกว่าเป็นเกณฑ์ และยืนยันระยะเวลาปัจจุบันกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

บริษัทที่ใช้ Virtual Office เป็นที่ตั้งสำนักงาน ต้องระบุให้ชัดว่าบัญชีเก็บไว้ที่ใด เพราะการย้ายสถานที่เก็บบัญชีต้องได้รับความเห็นชอบหรือแจ้งตามที่กฎหมายกำหนด และเจ้าหน้าที่อาจขอตรวจ ณ สถานที่ที่แจ้งไว้

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี บริษัทต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด แต่ความรับผิดชอบให้มีการจัดทำบัญชีถูกต้องยังอยู่ที่บริษัทและกรรมการ การจ้างสำนักงานบัญชีภายนอกจึงไม่ได้โอนความรับผิดชอบทั้งหมดออกไป กรรมการควรรู้ว่าใครเป็นผู้ทำบัญชี ได้รับเอกสารครบหรือไม่ และงบการเงินจัดทำตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่ใช้กับบริษัทหรือไม่

ผู้ทำบัญชีต้องแจ้งข้อมูลกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและพัฒนาความรู้ต่อเนื่องตามที่กำหนด บริษัทสามารถขอให้ผู้ทำบัญชีแสดงหลักฐานการขึ้นทะเบียนได้ ส่วนการเปลี่ยนผู้ทำบัญชีควรมีการส่งมอบเอกสาร ยอดคงเหลือ และไฟล์ข้อมูลอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อไม่ให้ข้อมูลขาดตอน

ทุกรายการที่ลงบัญชีควรมีเอกสารประกอบ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ สัญญา ใบสำคัญจ่าย รายการเดินบัญชีธนาคาร และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารหรือเอกสารไม่ระบุชื่อบริษัทอาจไม่ถือเป็นรายจ่ายทางภาษีตามประมวลรัษฎากร ซึ่งทำให้ภาษีที่ต้องเสียสูงขึ้น

กฎหมายกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบไว้ ณ สถานที่ทำการตามระยะเวลาที่กำหนด และอาจเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ตามหลักเกณฑ์ ควรจัดเก็บเป็นระบบตามเดือนและประเภท และสำรองข้อมูลไว้นอกสำนักงาน เพื่อให้พร้อมเมื่อผู้สอบบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ขอตรวจ

บริษัทที่ยังไม่มีรายได้ยังต้องทำบัญชี จัดทำงบการเงิน ให้ผู้สอบบัญชีตรวจ และยื่นแบบภาษีตามปกติ การไม่ยื่นเพราะคิดว่าไม่มีรายการอาจทำให้มีค่าปรับ อีกความเข้าใจผิดคือการใช้บัญชีธนาคารส่วนตัวรับเงินของบริษัท ซึ่งทำให้แยกรายการยากและอาจเป็นปัญหาเมื่อถูกตรวจสอบ ควรใช้บัญชีในชื่อบริษัทสำหรับทุกรายการของบริษัท

ทุกเดือน: ส่งเอกสารรายรับรายจ่าย สัญญาใหม่ และรายการเดินบัญชีธนาคารให้ผู้ทำบัญชีครบชุด ตรวจว่าใบกำกับภาษีที่ได้รับระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทถูกต้อง และขอให้ผู้ทำบัญชีส่งรายงานสรุปสั้น ๆ เช่น งบทดลองหรือยอดเงินสดคงเหลือ เพื่อให้กรรมการเห็นภาพการเงินจริง

ทุกไตรมาส: ตรวจยอดลูกหนี้ค้างนาน เจ้าหนี้ที่ยังไม่จ่าย และเงินทดรองจ่ายของกรรมการ ว่ามีเอกสารรองรับหรือไม่ รายการเงินที่กรรมการยืมจากบริษัทหรือให้บริษัทยืมควรมีสัญญาและบันทึกให้ชัด เพราะมักถูกตั้งคำถามตอนตรวจสอบบัญชีและตอนตรวจภาษี

ทุกปี: ตรวจนับสินค้าคงเหลือและทรัพย์สิน ทบทวนทะเบียนทรัพย์สิน เตรียมรายงานการประชุม และวางแผนเวลาปิดงบร่วมกับผู้ทำบัญชีและผู้สอบบัญชีตั้งแต่ต้นรอบ

บัญชีต้องทำเป็นภาษาไทยหรือไม่: บัญชีต้องจัดทำเป็นภาษาไทย หรือภาษาต่างประเทศโดยมีภาษาไทยกำกับตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า บริษัทที่มีผู้บริหารต่างชาติจึงมักใช้รายงานสองภาษา

ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ได้หรือไม่: ใช้ได้ หากระบบบันทึกข้อมูลครบ ตรวจสอบย้อนหลังได้ และส่งออกข้อมูลได้เมื่อเจ้าหน้าที่หรือผู้สอบบัญชีขอ ควรกำหนดสิทธิผู้ใช้และสำรองข้อมูลสม่ำเสมอ

ถ้าบัญชีย้อนหลังไม่ครบควรทำอย่างไร: รวบรวมรายการเดินบัญชีธนาคารและเอกสารที่หาได้ก่อน แล้วให้ผู้ทำบัญชีจัดทำใหม่ตามหลักฐาน หลีกเลี่ยงการสร้างเอกสารย้อนหลังที่ไม่ตรงความจริง เพราะอาจเป็นความผิดร้ายแรงกว่าการยื่นช้า