ระบบเงินเดือนในไทย — ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) เงินสมทบประกันสังคม และเอกสารของลูกจ้างต่างชาติ

นายจ้างมีงานสองสายที่ต้องทำทุกเดือน สายแรกคือหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนและนำส่งกรมสรรพากรด้วยแบบ ภ.ง.ด.1 สายที่สองคือหักเงินสมทบประกันสังคมของลูกจ้าง สมทบส่วนของนายจ้าง และนำส่งสำนักงานประกันสังคม

อัตราเงินสมทบและเพดานค่าจ้างที่ใช้คำนวณกำหนดโดยกฎหมายประกันสังคมและกฎกระทรวง ซึ่งมีการปรับเป็นระยะ จึงควรตรวจอัตราปัจจุบันกับสำนักงานประกันสังคมก่อนตั้งค่าระบบเงินเดือนในแต่ละปี

เมื่อสิ้นปีภาษี นายจ้างต้องยื่นแบบสรุป ภ.ง.ด.1ก และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ลูกจ้างเพื่อใช้ยื่นภาษีส่วนบุคคล

ลูกจ้างชาวต่างชาติที่ทำงานในไทยอยู่ในระบบภาษีเงินได้และระบบประกันสังคมเช่นเดียวกับลูกจ้างไทย เว้นแต่มีข้อยกเว้นตามกฎหมายหรือความตกลงเฉพาะ เงินเดือนที่จ่ายจากบริษัทแม่ในต่างประเทศสำหรับงานที่ทำในไทยยังอาจเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษีในไทย

การยื่นต่ออายุวีซ่าและใบอนุญาตทำงานมักต้องใช้หลักฐานการเสียภาษีและการนำส่งประกันสังคม ตัวเลขเงินเดือนในระบบเงินเดือนจึงต้องตรงกับที่แจ้งต่อกรมการจัดหางานและสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง

ไม่ขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคมภายในเวลาที่กำหนดหลังจ้างลูกจ้างคนแรก ไม่แจ้งลูกจ้างเข้าหรือออกจากระบบ และไม่รวมสวัสดิการที่เป็นตัวเงินหรือประโยชน์เพิ่มเข้าเป็นเงินได้ เป็นปัญหาที่ทำให้ต้องยื่นแก้ไขย้อนหลัง

ทุกเดือนนายจ้างต้องคำนวณเงินได้และหักภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ณ ที่จ่ายของลูกจ้าง แล้วยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 พร้อมนำส่งภาษีต่อกรมสรรพากรภายในกำหนด หักเงินสมทบประกันสังคมฝ่ายลูกจ้าง สมทบฝ่ายนายจ้าง และนำส่งต่อสำนักงานประกันสังคมภายในกำหนด และหากมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพก็ต้องนำส่งตามข้อบังคับกองทุน

เมื่อสิ้นปีภาษี นายจ้างต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก สรุปเงินได้และภาษีทั้งปี และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้ลูกจ้างใช้ยื่นภาษีของตน ควรตรวจกำหนดเวลาและอัตราเงินสมทบล่าสุดกับกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม เพราะอาจมีการปรับเปลี่ยน

ลูกจ้างชาวต่างชาติที่ทำงานในไทยโดยทั่วไปต้องเสียภาษีเงินได้จากการทำงานในไทยเช่นเดียวกับลูกจ้างไทย และต้องมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี นายจ้างควรตรวจว่าลูกจ้างมีใบอนุญาตทำงานที่ตรงกับตำแหน่งและนายจ้าง และขึ้นทะเบียนประกันสังคมตามที่กฎหมายกำหนด เงินได้ที่จ่ายจากต่างประเทศสำหรับงานที่ทำในไทยอาจยังถือเป็นเงินได้ที่ต้องเสียภาษีในไทย

สิทธิประโยชน์ที่นายจ้างจ่ายแทน เช่น ค่าเช่าบ้าน ค่าเล่าเรียนบุตร หรือภาษีที่นายจ้างออกแทน โดยทั่วไปถือเป็นเงินได้ของลูกจ้างด้วย ควรระบุในสัญญาจ้างให้ชัด และคำนวณภาษีให้ครบ

การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสดโดยไม่มีหลักฐาน หรือจ้างพนักงานเป็นผู้รับจ้างอิสระทั้งที่ลักษณะงานเป็นลูกจ้าง อาจทำให้ภายหลังต้องรับผิดเรื่องภาษี ประกันสังคม และสิทธิตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน ลักษณะความสัมพันธ์พิจารณาจากการทำงานจริง ไม่ใช่ชื่อสัญญาเพียงอย่างเดียว ควรเก็บสลิปเงินเดือนและหลักฐานการโอนทุกงวด

เมื่อรับพนักงานใหม่: ทำสัญญาจ้างเป็นลายลักษณ์อักษร เก็บสำเนาบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางและใบอนุญาตทำงาน ขอแบบลดหย่อนภาษี และขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนภายในกำหนดของสำนักงานประกันสังคม

ทุกงวดเงินเดือน: คำนวณเงินได้ ค่าล่วงเวลา และสวัสดิการที่เป็นเงินได้ หักภาษีและเงินสมทบ ออกสลิปเงินเดือน และนำส่งแบบภายในกำหนด

เมื่อพนักงานลาออก: แจ้งสำนักงานประกันสังคม จ่ายค่าจ้างค้างและค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงานหากเข้าเงื่อนไข ออกหนังสือรับรองการทำงานและหนังสือรับรองการหักภาษี และแจ้งยกเลิกใบอนุญาตทำงานกรณีลูกจ้างต่างชาติตามที่กรมการจัดหางานกำหนด

กรรมการที่รับเงินเดือนต้องเข้าประกันสังคมหรือไม่: ขึ้นกับว่ามีฐานะเป็นลูกจ้างหรือไม่ตามข้อเท็จจริง ควรพิจารณาเป็นรายกรณีกับสำนักงานประกันสังคม แต่เงินเดือนกรรมการต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามปกติ

โบนัสต้องหักภาษีอย่างไร: โบนัสถือเป็นเงินได้จากการจ้างแรงงาน ต้องนำมาคำนวณหักภาษี ณ ที่จ่ายในเดือนที่จ่ายตามวิธีที่กรมสรรพากรกำหนด

จ่ายค่าจ้างพนักงานที่ทำงานจากต่างประเทศได้หรือไม่: ภาระภาษีและประกันสังคมขึ้นกับสถานที่ทำงานจริง สัญญา และกฎหมายของทั้งสองประเทศ ควรตรวจสอบก่อนเริ่มจ้าง

นอกจากประกันสังคม นายจ้างที่เข้าเกณฑ์ยังมีหน้าที่จ่ายเงินสมทบกองทุนเงินทดแทนตามพระราชบัญญัติเงินทดแทน ซึ่งคุ้มครองลูกจ้างที่ประสบอันตรายหรือเจ็บป่วยเนื่องจากการทำงาน โดยนายจ้างเป็นผู้จ่ายเงินสมทบฝ่ายเดียวตามอัตราที่กำหนดตามประเภทกิจการ และต้องแจ้งค่าจ้างประจำปีต่อสำนักงานประกันสังคมตามกำหนด เมื่อลูกจ้างประสบอันตรายจากการทำงาน นายจ้างต้องแจ้งตามแบบและระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด และเก็บหลักฐานการรักษาพยาบาลไว้ ควรตรวจอัตราและกำหนดเวลาล่าสุดกับสำนักงานประกันสังคม

เอกสารที่ควรเก็บ ได้แก่ สัญญาจ้าง ทะเบียนลูกจ้าง เอกสารเกี่ยวกับค่าจ้าง สลิปเงินเดือน แบบ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก หลักฐานการนำส่งเงินสมทบ และใบอนุญาตทำงานของลูกจ้างต่างชาติ พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานกำหนดให้นายจ้างที่มีลูกจ้างตามเกณฑ์จัดทำทะเบียนลูกจ้างและเอกสารค่าจ้าง และเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด

ข้อมูลในหน้านี้เป็นข้อมูลทั่วไปจากกฎหมายและประกาศของหน่วยงานที่ระบุ ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะกรณี กฎหมาย อัตรา และกำหนดเวลาอาจเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจกับกรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือสำนักงานประกันสังคมก่อนตัดสินใจ หากเรื่องมีผลกระทบสูง เช่น ถูกตรวจภาษี มีงบค้างหลายปี หรือมีธุรกรรมข้ามประเทศ ควรให้ผู้สอบบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีที่มีใบอนุญาตพิจารณาเอกสารจริงของท่าน