ตรวจสอบบัญชี (Audit), จัดการเงินเดือนและประกันสังคม (Payroll) และ Employer of Record (EOR)

การตรวจสอบบัญชี: ใครต้องทำ และต่างจากการทำบัญชีอย่างไร

การทำบัญชีคือการบันทึกรายการและจัดทำงบการเงิน ส่วนการตรวจสอบบัญชีคือการให้ผู้สอบบัญชีอิสระตรวจว่างบนั้นแสดงฐานะการเงินถูกต้องตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินหรือไม่ ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีต้องเป็นคนละคน และผู้สอบบัญชีต้องไม่มีส่วนได้เสียกับบริษัท

พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และกฎหมายแพ่งและพาณิชย์กำหนดให้บริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ตรวจสอบ ไม่ว่าจะมีรายได้หรือไม่ ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กที่มีทุน สินทรัพย์ และรายได้ไม่เกินเกณฑ์ที่กำหนด อาจให้ผู้สอบบัญชีภาษีอากร (TA) ตรวจและรับรองแทนได้

บริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนและยังไม่มีรายการเคลื่อนไหวก็ยังต้องปิดงบและให้ CPA ตรวจ ความเข้าใจผิดเรื่องนี้ทำให้หลายบริษัทถูกปรับฐานไม่ยื่นงบ

ขั้นตอนตรวจสอบบัญชีกับทีมเรา

1. 1. ตรวจความพร้อมของข้อมูล

   ขอสมุดบัญชี งบทดลอง รายการเดินบัญชีธนาคาร สัญญาสำคัญ และทะเบียนสินทรัพย์ ถ้าบัญชียังไม่พร้อม ทีมบัญชีจะปิดงบให้ก่อนส่งต่อผู้สอบบัญชีอิสระ

2. 2. วางแผนการตรวจ

   ผู้สอบบัญชีประเมินความเสี่ยงและเลือกรายการที่ต้องขอยืนยัน เช่น ยอดเงินฝาก ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และเงินกู้กรรมการ

3. 3. ตรวจและขอเอกสารเพิ่ม

   รายการระหว่างกันกับบริษัทแม่ต่างประเทศมักต้องมีสัญญาและใบแจ้งหนี้ประกอบ ถ้าเอกสารเป็นภาษาต่างประเทศ เราแปลให้ในทีมเดียวกัน

4. 4. ออกรายงานและยื่น

   เมื่อผู้สอบบัญชีลงนามรายงาน บริษัทจัดประชุมอนุมัติงบ แล้วยื่นงบต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อกรมสรรพากร

Payroll และประกันสังคม: หน้าที่รายเดือนของนายจ้าง

ตั้งแต่จ้างพนักงานคนแรก บริษัทมีหน้าที่รายเดือนหลายรายการที่ต้องตรงกันทั้งตัวเลขและวันที่ การทำเงินเดือนผิดหนึ่งเดือนมักกระทบทั้งภาษี ประกันสังคม และเอกสารใบอนุญาตทำงานของพนักงานต่างชาติ

• หักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนและยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไปหากยื่นกระดาษ หรือภายในกำหนดที่ขยายสำหรับการยื่นทางอินเทอร์เน็ต
• ขึ้นทะเบียนนายจ้างและลูกจ้างกับสำนักงานประกันสังคม และนำส่งเงินสมทบทั้งส่วนนายจ้างและลูกจ้างภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ตามอัตราและเพดานค่าจ้างที่สำนักงานประกันสังคมประกาศในปีนั้น
• ขึ้นทะเบียนและจ่ายเงินสมทบกองทุนเงินทดแทนเป็นรายปี
• ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก สรุปรายปีภายในเดือนกุมภาพันธ์ และออกหนังสือรับรองการหักภาษี (50 ทวิ) ให้พนักงาน
• จัดทำทะเบียนลูกจ้างและเอกสารการจ่ายค่าจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน

พนักงานต่างชาติ: จุดที่ Payroll ต้องเชื่อมกับวีซ่า

เจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองและกรมการจัดหางานดูเอกสารภาษีและประกันสังคมเมื่อพนักงานต่างชาติขอต่อวีซ่าหรือใบอนุญาตทำงาน ถ้าเงินเดือนที่จ่ายจริงไม่ตรงกับที่แจ้งในคำขอ หรือมีเดือนที่ไม่ได้ยื่น ภ.ง.ด.1 คำขอต่ออายุอาจมีปัญหา

เงื่อนไขทุนจดทะเบียนและจำนวนลูกจ้างไทยต่อพนักงานต่างชาติหนึ่งคน เป็นแนวปฏิบัติที่เจ้าหน้าที่ใช้พิจารณาวีซ่าทำงาน บริษัทที่ได้รับส่งเสริมจาก BOI อาจได้รับการผ่อนผันตามสิทธิในบัตรส่งเสริม เราจึงวางแผนจำนวนพนักงานและเงินเดือนร่วมกับทีมวีซ่าตั้งแต่ต้น

Employer of Record (EOR) และ PEO สำหรับบริษัทต่างชาติ

EOR คือการที่นิติบุคคลไทยซึ่งมีอยู่แล้วเป็นนายจ้างตามกฎหมายแทนบริษัทต่างชาติ ทำสัญญาจ้าง จ่ายเงินเดือน หักภาษี และนำส่งประกันสังคม ขณะที่บริษัทต่างชาติกำหนดงานประจำวันของพนักงาน รูปแบบนี้เหมาะเมื่อยังไม่แน่ใจว่าจะลงทุนตั้งบริษัทในไทยหรือไม่ หรือต้องการคนทำงานเร็วกว่าที่การจดบริษัทและขอใบอนุญาตจะเสร็จ

ข้อจำกัดที่ต้องรู้: EOR ไม่ใช่ใบอนุญาตให้บริษัทต่างชาติขายสินค้าหรือให้บริการในไทยเอง ถ้าพนักงานทำสัญญาหรือหารายได้ในนามบริษัทต่างชาติ อาจเกิดประเด็นสถานประกอบการถาวรทางภาษี และอาจขัดกับกฎหมายการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว พนักงานต่างชาติที่จ้างผ่าน EOR ยังต้องมีวีซ่าและใบอนุญาตทำงานที่ตรงกับตำแหน่งจริง

ทำไมรวมงานบัญชี ตรวจสอบ และเงินเดือนไว้ที่เดียว

ตัวเลขเงินเดือนใน ภ.ง.ด.1 ต้องตรงกับค่าใช้จ่ายในงบการเงิน ซึ่งต้องตรงกับที่แจ้งไว้ในคำขอใบอนุญาตทำงานและรายงานต่อ BOI เมื่อแต่ละงานอยู่กับคนละผู้ให้บริการ ความคลาดเคลื่อนเล็ก ๆ จะสะสมจนผู้สอบบัญชีต้องปรับปรุงรายการตอนปลายปี ทีมบัญชี ทีมกฎหมาย และทีมวีซ่าของเราทำงานบนข้อมูลชุดเดียว โดยผู้สอบบัญชีที่ลงนามในรายงานยังคงเป็นผู้สอบบัญชีอิสระตามข้อกำหนดวิชาชีพ

ลำดับงานปิดงบประจำปีที่ควรวางแผนล่วงหน้า

งานปิดงบเริ่มก่อนวันสิ้นรอบบัญชี ได้แก่ ตรวจนับสินค้าคงเหลือและทรัพย์สิน กระทบยอดเงินฝากธนาคารทุกบัญชี ยืนยันยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้ และรวบรวมสัญญาสำคัญที่เกิดขึ้นในปี หลังสิ้นรอบ ผู้ทำบัญชีปิดบัญชีและส่งร่างงบให้ผู้สอบบัญชีตรวจ จากนั้นบริษัทต้องประชุมผู้ถือหุ้นอนุมัติงบภายในสี่เดือนนับจากวันปิดบัญชีตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในหนึ่งเดือนหลังวันประชุม และยื่น ภ.ง.ด.50 ต่อกรมสรรพากรภายในหนึ่งร้อยห้าสิบวันนับจากวันสิ้นรอบบัญชี

บริษัทที่มีกรรมการหรือผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศควรเผื่อเวลาสำหรับการลงนามในเอกสาร เพราะหนังสือรับรองข้อมูลและรายงานการประชุมอาจต้องส่งให้ลงนามข้ามประเทศ การจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ทำได้ตามกฎหมายว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ แต่ต้องเป็นไปตามข้อบังคับบริษัทและเก็บหลักฐานการประชุมให้ครบ

เงินเดือนพนักงานต่างชาติ: จุดที่ต้องสอดคล้องกัน

เงินเดือนที่จ่ายให้พนักงานต่างชาติต้องสอดคล้องกันในหลายเอกสาร ได้แก่ ใบอนุญาตทำงาน การขยายระยะเวลาพำนักกับสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง แบบ ภ.ง.ด.1 และ ภ.ง.ด.1ก และการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม หากตัวเลขไม่ตรงกัน การต่อวีซ่าครั้งถัดไปอาจถูกขอเอกสารเพิ่มหรือถูกตั้งคำถาม

เงื่อนไขอัตราส่วนพนักงานไทยต่อพนักงานต่างชาติและทุนจดทะเบียนขั้นต่ำต่อใบอนุญาตทำงานหนึ่งใบ ยังใช้ประกอบการพิจารณาของหลายหน่วยงาน เว้นแต่บริษัทได้รับส่งเสริมจาก BOI ซึ่งมีเกณฑ์ของตนเอง ควรตรวจเกณฑ์ปัจจุบันกับหน่วยงานก่อนว่าจ้างพนักงานต่างชาติเพิ่ม

คำถามที่พบบ่อย