กรณีศึกษา: จดทะเบียนบริษัทสะดุด เพราะเอกสารผู้ถือหุ้นต่างชาติยังไม่ผ่านการรับรอง

สถานการณ์ตั้งต้น

ผู้ก่อตั้งธุรกิจที่มีหุ้นส่วนต่างชาติและต้องการเปิดบริษัทในประเทศไทย

ผู้ใช้บริการเตรียมเอกสารผู้ถือหุ้นต่างชาติจากต่างประเทศส่งมาทางอีเมลเป็นไฟล์สแกน และใช้การสะกดชื่อคนละแบบกับหนังสือเดินทางในแบบคำขอ ทำให้เจ้าหน้าที่ไม่สามารถเชื่อมโยงเอกสารทั้งชุดได้

จุดที่ทำให้เรื่องติด

• เอกสารต่างประเทศเป็นไฟล์สแกน ไม่มีต้นฉบับหรือฉบับที่ผ่านการรับรองตามสายที่กำหนด
• การสะกดชื่อในแบบคำขอไม่ตรงกับหนังสือเดินทางของผู้ถือหุ้น
• หนังสือมอบอำนาจไม่ได้ระบุขอบเขตการดำเนินการให้ครอบคลุมขั้นตอนที่ต้องยื่นจริง
• วัตถุประสงค์ของบริษัทกับกิจกรรมที่ตั้งใจทำจริงไม่สอดคล้องกัน

ลำดับงานที่เราดำเนินการ

1. ยืนยันรายการเอกสารที่นายทะเบียนต้องการก่อน แล้วจึงเริ่มจัดชุด
2. กำหนดการสะกดชื่อมาตรฐานตามหนังสือเดินทาง และใช้ให้เหมือนกันทุกฉบับ
3. วางลำดับการรับรองเอกสารต่างประเทศ (รับรอง–แปล–นิติกรณ์) ให้ครบก่อนยื่น
4. ร่างหนังสือมอบอำนาจให้ครอบคลุมทุกขั้นตอนที่ต้องดำเนินการแทน
5. ทบทวนวัตถุประสงค์บริษัทให้ตรงกับกิจกรรมจริงและใบอนุญาตที่อาจต้องขอเพิ่ม

ผลลัพธ์

ชุดคำขอถูกจัดใหม่ให้สอดคล้องกันทั้งชุดและผ่านการตรวจรับในรอบถัดไป โดยไม่ต้องส่งเอกสารกลับไปทำใหม่จากต่างประเทศซ้ำ

ข้อควรระวังครั้งต่อไป

• เอกสารจากต่างประเทศควรเริ่มสายการรับรองตั้งแต่ต้น อย่ารอจนถึงวันยื่น
• หนังสือเดินทางคือมาตรฐานการสะกดชื่อของทั้งชุด
• หนังสือมอบอำนาจที่แคบเกินไปทำให้ต้องเดินทางกลับมาเซ็นใหม่

คำถามที่พบบ่อยจากเคสนี้

ผู้ถือหุ้นต่างชาติไม่ได้อยู่ในไทยต้องทำอย่างไร

สามารถลงนามเอกสารในต่างประเทศและให้ผ่านการรับรองตามสายที่ปลายทางกำหนด พร้อมมอบอำนาจให้ผู้แทนดำเนินการยื่นแทนได้

เอกสารต่างประเทศต้องแปลไทยไหม

โดยทั่วไปเอกสารภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลที่รับรองความถูกต้องแนบไปด้วย ควรตรวจรูปแบบที่หน่วยงานผู้รับกำหนดก่อนแปล

ต้องมีที่อยู่สำนักงานจริงหรือไม่

ต้องระบุที่ตั้งสำนักงานพร้อมหลักฐานความยินยอมให้ใช้สถานที่ตามที่นายทะเบียนกำหนด

ถ้าไม่อยากจัดการเอกสารเองทั้งหมด

ทีมงานรับเป็นที่ปรึกษาตั้งแต่ตรวจโครงสร้างผู้ถือหุ้น จัดชุดเอกสาร รับรองและแปล จนถึงยื่นจดทะเบียนและงานต่อเนื่องหลังจดทะเบียน

อ่านต่อ

• กรณีศึกษา: จดทะเบียนบริษัทเมื่อผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศ
• จดทะเบียนบริษัท
• ทนายรับรองลายมือชื่อ
• รับรองนิติกรณ์เอกสาร