ตั้งสาขาหรือสำนักงานผู้แทนของบริษัทต่างประเทศในไทย — เอกสารบริษัทแม่ หนังสือแต่งตั้งผู้จัดการ และชั้นการรับรอง

สำนักงานผู้แทนไม่สามารถมีรายได้จากการขายในไทย ทำได้เฉพาะกิจกรรมที่ไม่ก่อรายได้ตามที่กฎหมายกำหนด เช่น หาแหล่งซื้อสินค้า ตรวจคุณภาพ ให้ข้อมูลสินค้า หรือรายงานความเคลื่อนไหวทางธุรกิจให้สำนักงานใหญ่ ค่าใช้จ่ายต้องมาจากเงินที่โอนจากสำนักงานใหญ่

สาขาของบริษัทต่างประเทศมีรายได้ได้ แต่สำนักงานใหญ่ต้องรับผิดชอบหนี้ของสาขาโดยตรง และต้องนำเงินทุนเข้าประเทศตามเกณฑ์ที่กำหนด

ทั้งสำนักงานตัวแทนและสาขาต้องใช้เอกสารของบริษัทแม่ เช่น หนังสือรับรองนิติบุคคล งบการเงิน และหนังสือมอบอำนาจ เอกสารเหล่านี้ต้องออกโดยหน่วยงานทะเบียนในประเทศนั้น ผ่านการรับรองตามเส้นทางที่ไทยยอมรับ และแปลเป็นภาษาไทย การเตรียมเอกสารชุดนี้มักใช้เวลามากที่สุดในทั้งกระบวนการ จึงควรเริ่มก่อนขั้นตอนอื่น

ควรตรวจให้แน่ใจว่าชื่อบริษัทแม่ เลขทะเบียน และชื่อกรรมการในเอกสารทุกฉบับสะกดตรงกันทุกตัวอักษร ความไม่ตรงกันเพียงเล็กน้อยอาจทำให้หน่วยงานไทยขอเอกสารชุดใหม่ทั้งหมด

สำนักงานผู้แทนไม่มีรายได้จากการขายหรือให้บริการในประเทศไทย ทำได้เฉพาะกิจกรรมที่กฎหมายกำหนด เช่น จัดหาสินค้าหรือบริการในประเทศไทยให้สำนักงานใหญ่ ตรวจสอบคุณภาพสินค้าที่สำนักงานใหญ่สั่งซื้อ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสินค้าแก่ตัวแทนจำหน่าย และเผยแพร่ข้อมูลสินค้าหรือบริการใหม่ ค่าใช้จ่ายมาจากเงินที่สำนักงานใหญ่ส่งมา

สาขาของบริษัทต่างประเทศเป็นส่วนหนึ่งของนิติบุคคลต่างประเทศ สามารถมีรายได้ในไทยได้ตามขอบเขตใบอนุญาต แต่ความรับผิดตกแก่บริษัทแม่โดยตรง และต้องเสียภาษีเงินได้จากกำไรที่เกิดในไทย ทั้งสองรูปแบบโดยทั่วไปต้องขอใบอนุญาตตามบัญชีสามของกฎหมายการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว

หนังสือรับรองการจดทะเบียนของบริษัทแม่ หนังสือบริคณห์สนธิหรือข้อบังคับ มติคณะกรรมการแต่งตั้งผู้จัดการสาขาหรือผู้แทน และหนังสือมอบอำนาจ ต้องออกไม่เก่าเกินกว่าที่หน่วยงานยอมรับ รับรองโดยโนตารีปับลิกในประเทศต้นทาง และผ่านการรับรองตามขั้นตอน ก่อนวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2027 คือการรับรองโดยสถานทูตหรือสถานกงสุลไทย หลังจากนั้นประเทศภาคีอนุสัญญาใช้ Apostille ได้

ชื่อบริษัท ชื่อกรรมการ และที่อยู่ ต้องสะกดตรงกันทุกเอกสาร รวมถึงคำแปลภาษาไทย หากเอกสารต้นฉบับใช้ชื่อย่อหรือชื่อเดิมของบริษัท ควรแนบหลักฐานการเปลี่ยนชื่อด้วย การตรวจความสอดคล้องนี้ก่อนส่งเอกสารไปรับรองช่วยประหยัดการส่งกลับไปแก้ไขข้ามประเทศ

ถามตัวเองก่อนว่า ในไทยจะมีการขายหรือออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าหรือไม่ ถ้ามี สำนักงานผู้แทนไม่ใช่รูปแบบที่เหมาะ เพราะไม่สามารถมีรายได้ในไทยได้ การใช้สำนักงานผู้แทนแล้วมีรายได้จริงเสี่ยงต่อการถูกประเมินภาษีและผิดเงื่อนไขใบอนุญาต

ถ้าต้องการจำกัดความรับผิดไว้ในไทย บริษัทจำกัดที่จดในไทยมักเหมาะกว่าสาขา เพราะสาขาเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทแม่ หนี้ของสาขาจึงเป็นหนี้ของบริษัทแม่โดยตรง แต่บริษัทจำกัดที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติเกินกึ่งหนึ่งก็ยังต้องพิจารณากฎหมายการประกอบธุรกิจของคนต่างด้าวเช่นกัน

อีกปัจจัยคือภาษีและการส่งกำไรกลับ สาขาเสียภาษีจากกำไรในไทย และการส่งกำไรออกนอกประเทศมีภาษีที่เกี่ยวข้องตามประมวลรัษฎากร ขณะที่บริษัทจำกัดจ่ายเงินปันผลซึ่งมีภาษีหัก ณ ที่จ่ายและอาจได้รับผลจากอนุสัญญาภาษีซ้อน ควรให้นักบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีเปรียบเทียบตามข้อเท็จจริงของคุณก่อนตัดสินใจ

ทั้งสาขาและสำนักงานผู้แทนต้องขอเลขประจำตัวผู้เสียภาษีจากกรมสรรพากร จัดทำบัญชีตามกฎหมายการบัญชี และยื่นงบการเงินหรือแบบภาษีตามที่กำหนด สำนักงานผู้แทนแม้ไม่มีรายได้ ก็ยังต้องยื่นแบบและงบการเงินตามที่หน่วยงานกำหนด

หากจ้างพนักงาน ต้องขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคม หักและนำส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย และขอใบอนุญาตทำงานให้พนักงานต่างชาติตามกฎหมาย ผู้จัดการสาขาหรือผู้แทนที่เป็นชาวต่างชาติก็อยู่ในหลักเกณฑ์เดียวกัน

เงินที่สำนักงานใหญ่ส่งเข้ามาควรมีหลักฐานจากธนาคาร เพราะใช้แสดงการนำทุนเข้าตามเงื่อนไขใบอนุญาต และใช้ประกอบการตรวจสอบภาษีในภายหลัง

เราเริ่มจากทำความเข้าใจว่าบริษัทแม่ต้องการทำอะไรในไทย เพื่อช่วยพิจารณาว่าสาขา สำนักงานผู้แทน หรือบริษัทจำกัดเหมาะกว่า จากนั้นทำรายการเอกสารที่บริษัทแม่ต้องเตรียม พร้อมตัวอย่างถ้อยคำมติคณะกรรมการและหนังสือมอบอำนาจ ตรวจความสอดคล้องของชื่อและที่อยู่ก่อนส่งไปรับรอง แปลเอกสารเป็นภาษาไทย และยื่นคำขอใบอนุญาตตามขั้นตอน

หลังได้รับใบอนุญาต เราช่วยวางรายการงานหลังเปิดสำนักงาน เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี การขึ้นทะเบียนนายจ้าง และใบอนุญาตทำงาน ผลการพิจารณาคำขอเป็นอำนาจของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

บริษัทแม่ควรตัดสินใจก่อนว่าสำนักงานในไทยจะมีรายได้หรือไม่ ใครเป็นผู้จัดการและพำนักในไทยหรือไม่ จะนำเงินทุนเข้ามาเท่าใดและเมื่อใด จะจ้างพนักงานกี่คน และสำนักงานจะตั้งอยู่ที่ใด เพราะคำตอบเหล่านี้กำหนดรูปแบบที่เหมาะสม เอกสารที่ต้องเตรียม และหน้าที่ภาษีที่จะตามมา

ควรเตรียมข้อมูลบริษัทแม่ให้พร้อมด้วย เช่น หนังสือรับรองการจดทะเบียน ข้อบังคับ งบการเงินล่าสุด และรายชื่อกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม เพื่อให้ตรวจความสอดคล้องของชื่อและที่อยู่ได้ก่อนส่งเอกสารไปรับรองในประเทศต้นทาง