หนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อ-สกุลเพื่อใช้ในญี่ปุ่น

คัดหนังสือสำคัญการเปลี่ยนชื่อ-สกุลจากสำนักทะเบียนอำเภอหรือสำนักงานเขต → แปลตามมาตรฐานที่ปลายทางยอมรับ → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล → รับรองที่คณะผู้แทนของญี่ปุ่น ในประเทศไทยเมื่อผู้รับกำหนด

ต้องยื่นควบคู่กับเอกสารที่ยังใช้ชื่อเดิม เพื่อให้ปลายทางเชื่อมโยงตัวบุคคลได้

ประเทศไทยยังไม่เป็นภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 (Apostille) จึงไม่มีการออก Apostille ในประเทศไทย เส้นทางที่ใช้จริงคือ แปลรับรอง → รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ → รับรองต่อที่คณะผู้แทนทางการทูตของประเทศปลายทางในประเทศไทย เมื่อหน่วยงานผู้รับกำหนด

คำแปลภาษาญี่ปุ่นที่ระบุชื่อและข้อมูลติดต่อผู้แปล บางหน่วยงานยอมรับคำแปลภาษาอังกฤษ และต้องแปลครบทุกส่วนของเอกสาร รวมถึงตราประทับ ลายมือชื่อ และหมายเหตุท้ายเอกสาร

สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองญี่ปุ่น, ที่ว่าการเขต/เมือง (市役所) และสถานทูตญี่ปุ่นประจำประเทศไทย

การสะกดชื่อเป็นอักษรคาตากานะต้องตรงกับที่เคยใช้ในเอกสารญี่ปุ่นฉบับก่อนหน้า หากสะกดต่างกันระหว่างเอกสารแต่ละใบ เจ้าหน้าที่มักให้แก้ก่อนรับเรื่อง

เป็นเอกสารราชการที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐ จึงเข้าสู่การรับรองนิติกรณ์ได้โดยตรงเมื่อมีคำแปลที่ถูกต้อง

ต้องเชื่อมชื่อให้เป็นลูกโซ่ด้วยหลักฐานเปลี่ยนชื่อ-สกุล หรือหนังสือรับรองการสะกดชื่อ แล้วแปลและรับรองไปพร้อมกันเป็นชุดเดียว