สัญญาสองภาษาในประเทศไทย — การกำหนดภาษาที่ใช้บังคับ ข้อระงับข้อพิพาท และการเตรียมเอกสารประกอบ

สัญญาสองภาษาควรระบุว่าหากข้อความสองภาษาขัดกันให้ถือภาษาใดเป็นหลัก หากไม่ระบุ ศาลไทยจะตีความจากเจตนาของคู่สัญญา ซึ่งเป็นภาระพิสูจน์ที่หลีกเลี่ยงได้

แม้สัญญาจะกำหนดให้ภาษาอังกฤษเป็นหลัก เมื่อนำไปใช้ในศาลไทยหรือยื่นต่อหน่วยงานไทย ยังต้องมีคำแปลภาษาไทยประกอบ และหน่วยงานบางแห่ง เช่น สำนักงานที่ดิน จะจดทะเบียนตามแบบภาษาไทยของตนเท่านั้น

คำว่า "best efforts" "indemnify" "consequential loss" และ "termination for convenience" ไม่มีคำเทียบในกฎหมายไทยแบบตรงตัว การแปลตามตัวอักษรอาจทำให้ความหมายทางกฎหมายเปลี่ยน ผู้ตรวจควรเป็นนักกฎหมายที่อ่านได้ทั้งสองภาษา ไม่ใช่ผู้แปลทั่วไปเท่านั้น

ข้อกำหนดค่าปรับต้องสอดคล้องกับประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ซึ่งให้อำนาจศาลลดเบี้ยปรับที่สูงเกินส่วนได้

กฎหมายที่ใช้บังคับและศาลหรืออนุญาโตตุลาการที่มีเขตอำนาจ ประเทศไทยเป็นภาคีอนุสัญญานิวยอร์กว่าด้วยการยอมรับและบังคับตามคำชี้ขาดอนุญาโตตุลาการต่างประเทศ แต่คำพิพากษาศาลต่างประเทศโดยทั่วไปไม่สามารถบังคับในไทยได้โดยตรง ต้องฟ้องใหม่โดยใช้คำพิพากษานั้นเป็นพยาน

การส่งคำบอกกล่าว ระบุที่อยู่ อีเมล และภาษาที่ใช้ส่ง รวมถึงวันที่ถือว่าได้รับ เพื่อป้องกันข้อโต้แย้งว่าไม่ได้รับแจ้ง

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับการจ่ายเงินไปต่างประเทศ และอนุสัญญาภาษีซ้อนที่อาจลดอัตราได้ ควรระบุว่าฝ่ายใดรับภาระภาษี

การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 เมื่อสัญญาเกี่ยวข้องกับการโอนข้อมูลไปต่างประเทศ

อ่านฉบับภาษาหลักให้จบก่อนเพื่อเข้าใจเจตนาทางธุรกิจ จากนั้นเทียบทีละข้อกับอีกภาษา ทำตารางบันทึกจุดที่ความหมายต่างกัน แล้วให้คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายยืนยันถ้อยคำที่แก้ไข ก่อนลงนามทุกหน้า

หากต้องจดทะเบียนสัญญากับหน่วยงานไทย ให้ตรวจแบบฟอร์มของหน่วยงานนั้นด้วย เพราะข้อความในแบบฟอร์มที่จดทะเบียนอาจมีผลต่อบุคคลภายนอกมากกว่าสัญญาฉบับเต็ม

สัญญาสองภาษาควรระบุให้ชัดว่าหากสองฉบับขัดหรือแย้งกัน ให้ถือฉบับภาษาใดเป็นหลัก และใช้กับทั้งสัญญาหรือเฉพาะบางส่วน ข้อนี้ควรอยู่ในทั้งสองภาษาและมีความหมายตรงกัน หากไม่ระบุไว้ คู่สัญญาอาจต้องโต้แย้งกันว่าความหมายที่แท้จริงคืออะไร ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงและค่าใช้จ่าย

แม้สัญญากำหนดให้ภาษาอังกฤษมีผลเหนือกว่า เมื่อต้องใช้สัญญาในศาลไทยหรือยื่นต่อหน่วยงานไทย มักต้องมีคำแปลภาษาไทย และหน่วยงานบางแห่งพิจารณาจากฉบับภาษาไทยเป็นหลัก เช่น การจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมที่ดิน จึงควรตรวจฉบับภาษาไทยอย่างละเอียดเท่ากับฉบับหลัก

คำที่มักมีปัญหา ได้แก่ คำว่า "indemnify" กับ "ชดใช้ค่าเสียหาย" ซึ่งขอบเขตอาจไม่เท่ากัน "best efforts" กับ "reasonable efforts" ที่ระดับหน้าที่ต่างกัน "terminate" กับ "rescind" ที่ผลทางกฎหมายต่างกัน "consequential loss" ที่กฎหมายไทยไม่ได้นิยามไว้ตรงตัว และคำว่า "shall" กับ "may" ที่แยกหน้าที่กับสิทธิ ควรตกลงความหมายของคำสำคัญไว้ในข้อนิยามของสัญญา

นอกจากนี้ควรตรวจตัวเลข วันที่ สกุลเงิน และชื่อเฉพาะให้ตรงกันทั้งสองฉบับ เพราะความต่างเล็กน้อยในส่วนนี้มักเป็นต้นเหตุของข้อพิพาท

ควรให้คู่สัญญาลงนามหรือลงชื่อย่อทุกหน้าของทั้งสองฉบับ และตรวจว่าผู้ลงนามแทนนิติบุคคลมีอำนาจตามหนังสือรับรองบริษัท สัญญาบางประเภท เช่น สัญญาเช่า สัญญากู้ยืม หรือสัญญาจ้างทำของ ต้องติดหรือชำระอากรแสตมป์ตามประมวลรัษฎากร มิฉะนั้นอาจใช้เป็นพยานหลักฐานในคดีแพ่งไม่ได้จนกว่าจะชำระอากรและเงินเพิ่ม

คู่สัญญาสามารถเลือกกฎหมายที่ใช้บังคับกับสัญญาได้ภายใต้พระราชบัญญัติว่าด้วยการขัดกันแห่งกฎหมาย แต่บางเรื่องต้องเป็นไปตามกฎหมายไทยเสมอ เช่น สิทธิในอสังหาริมทรัพย์ในไทย และกฎหมายที่เกี่ยวกับความสงบเรียบร้อยของประชาชน การเลือกกฎหมายต่างประเทศจึงอาจทำให้ต้องพิสูจน์เนื้อหากฎหมายนั้นต่อศาลไทยในภายหลัง

สำหรับการระงับข้อพิพาท หากเลือกอนุญาโตตุลาการ ควรระบุสถาบัน สถานที่ ภาษาที่ใช้ และจำนวนอนุญาโตตุลาการให้ชัด ไทยเป็นภาคีอนุสัญญานิวยอร์ก คำชี้ขาดจากประเทศภาคีจึงอาจขอบังคับในไทยได้ตามพระราชบัญญัติอนุญาโตตุลาการ ส่วนคำพิพากษาศาลต่างประเทศโดยทั่วไปไม่สามารถบังคับในไทยได้โดยตรง

หลายคนคิดว่าเมื่อระบุให้ฉบับภาษาอังกฤษมีผลเหนือกว่าแล้ว ไม่จำเป็นต้องตรวจฉบับภาษาไทย แต่ฉบับภาษาไทยมักเป็นฉบับที่หน่วยงานไทยและอีกฝ่ายอ่านจริง และอาจถูกใช้อ้างอิงในทางปฏิบัติ อีกความเข้าใจผิดคือคิดว่าการแปลทีละคำทำให้สองฉบับตรงกัน ทั้งที่ระบบกฎหมายต่างกันใช้แนวคิดต่างกัน การตรวจสัญญาสองภาษาที่ดีจึงตรวจผลทางกฎหมายของแต่ละข้อ ไม่ใช่เพียงความถูกต้องทางภาษา

สุดท้าย สัญญามาตรฐานจากต่างประเทศอาจมีข้อที่ใช้บังคับไม่ได้ภายใต้กฎหมายไทย เช่น ข้อจำกัดความรับผิดบางลักษณะ หรือข้อห้ามแข่งขันที่กว้างเกินสมควร ควรปรับให้สอดคล้องกับกฎหมายไทยก่อนลงนาม

เมื่อแก้ไขสัญญาภายหลัง ควรแก้ทั้งสองภาษาพร้อมกันในบันทึกแก้ไขฉบับเดียว และให้คู่สัญญาลงนามทั้งสองฉบับ เพื่อไม่ให้สองฉบับค่อย ๆ ห่างกันจนเกิดข้อโต้แย้งว่าฉบับใดเป็นข้อตกลงล่าสุด

ควรเก็บสัญญาฉบับลงนามทั้งสองภาษาและบันทึกแก้ไขทุกฉบับไว้ในที่เดียวกัน พร้อมบันทึกวันที่มีผลของแต่ละฉบับ เพื่อให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายเมื่อมีข้อสงสัย และควรแจ้งผู้เกี่ยวข้องภายในองค์กรทุกครั้งที่มีการแก้ไข เพื่อให้ทุกฝ่ายปฏิบัติตามฉบับล่าสุด