Virtual Office ในไทย: ที่อยู่สำนักงานสำหรับจดบริษัท รับเอกสาร และข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนเช่า

Virtual Office ต่างจากสำนักงานให้เช่าและ Co-working อย่างไร

ในไทยคำว่า Virtual Office ถูกใช้กับบริการหลายแบบ บางรายให้เพียงที่อยู่สำหรับรับจดหมาย บางรายรวมหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่สำหรับจดบริษัท เบอร์โทรศัพท์และพนักงานรับสาย หรือสิทธิใช้ห้องประชุมเป็นรายชั่วโมง ราคาและเงื่อนไขจึงต่างกันมาก สิ่งที่ควรเทียบไม่ใช่เพียงค่าเช่ารายเดือน แต่เป็นเอกสารที่ผู้ให้บริการออกให้ได้จริง และการใช้งานที่เอกสารนั้นรองรับ

สำนักงานให้เช่าแบบ Serviced Office คือห้องทำงานส่วนตัวพร้อมเฟอร์นิเจอร์และสัญญาเช่า ส่วน Co-working คือโต๊ะทำงานในพื้นที่ร่วม ทั้งสองแบบมีพื้นที่ทำงานจริงที่เจ้าหน้าที่ตรวจได้ จึงมักใช้กับงานที่ต้องตรวจสถานที่ได้ง่ายกว่า Virtual Office ที่มีเพียงที่อยู่และบริการรับเอกสาร

การใช้ Virtual Office เป็นที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ตอนจดบริษัท

เมื่อจดทะเบียนบริษัทจำกัดกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ผู้ขอต้องระบุที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ และโดยทั่วไปต้องแนบเอกสารแสดงสิทธิใช้สถานที่ ได้แก่ หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ลงนามโดยเจ้าของบ้านหรือผู้มีอำนาจของนิติบุคคลเจ้าของอาคาร สำเนาทะเบียนบ้านของอาคาร และแผนที่แสดงที่ตั้งพอสังเขป ถ้าผู้ให้ความยินยอมเป็นนิติบุคคล มักต้องแนบหนังสือรับรองบริษัทของผู้ให้ความยินยอมด้วย

ที่อยู่ที่ใช้ต้องมีบ้านเลขที่ตามทะเบียนบ้าน ที่อยู่ที่ใช้ได้เฉพาะรับพัสดุ เช่น ตู้ไปรษณีย์ จึงใช้จดบริษัทไม่ได้ ควรขอดูตัวอย่างหนังสือยินยอมก่อนชำระเงิน และตรวจว่าผู้ลงนามมีอำนาจลงนามแทนเจ้าของอาคารจริง

ที่อยู่สำนักงานใหญ่จะปรากฏในหนังสือรับรองบริษัท และใช้ต่อในเอกสารราชการเกือบทุกฉบับ ทั้งการยื่นงบการเงิน การยื่นภาษี และสัญญากับคู่ค้า ถ้าย้ายออกภายหลังต้องจดทะเบียนแก้ไขที่ตั้งสำนักงานใหญ่ และแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องให้ครบ จึงควรเลือกผู้ให้บริการที่มีแนวโน้มให้บริการต่อเนื่องในระยะยาว

1. 1. ตรวจเอกสารของผู้ให้บริการ

   ขอตัวอย่างหนังสือยินยอม สำเนาทะเบียนบ้านอาคาร และหนังสือรับรองบริษัทของผู้ให้บริการ

2. 2. ตรวจสัญญา

   ดูระยะเวลาสัญญา ค่าปรับเมื่อเลิกก่อนกำหนด และสิ่งที่ผู้ให้บริการจะทำเมื่อสัญญาสิ้นสุด

3. 3. จดทะเบียน

   ยื่นจดทะเบียนบริษัทผ่านระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยแนบเอกสารสถานที่ตั้ง

4. 4. แจ้งหน่วยงานอื่น

   ใช้ที่อยู่เดียวกันในการขอเลขผู้เสียภาษี บัญชีธนาคาร และประกันสังคม เพื่อให้ข้อมูลตรงกัน

จด VAT ด้วยที่อยู่ Virtual Office ได้หรือไม่

ผู้ประกอบการที่มีรายรับเกินเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากร และต้องแสดงสถานประกอบการ เจ้าหน้าที่สรรพากรอาจตรวจสถานที่เพื่อยืนยันว่ามีการประกอบกิจการจริง ผลการพิจารณาขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของแต่ละราย ที่อยู่ซึ่งไม่มีพื้นที่ทำงาน ไม่มีป้ายชื่อบริษัท และไม่มีผู้รับผิดชอบอยู่ ณ ที่ตั้ง จึงมีความเสี่ยงที่จะถูกขอข้อมูลเพิ่มหรือไม่ได้รับการอนุมัติ

เมื่อจด VAT แล้ว ผู้ประกอบการต้องแสดงใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ไว้ในที่เปิดเผย ณ สถานประกอบการ และต้องเก็บเอกสารภาษีตามที่กฎหมายกำหนด ถ้าเลือก Virtual Office ควรถามผู้ให้บริการก่อนว่าเคยมีลูกค้าจด VAT ที่อยู่นี้แล้วหรือไม่ มีพื้นที่ติดป้ายและเก็บเอกสารให้หรือไม่ และจะมีคนประสานงานเมื่อเจ้าหน้าที่มาตรวจหรือไม่

• ถามผู้ให้บริการว่ารองรับการตรวจสถานที่ของสรรพากรหรือไม่
• เตรียมสัญญาเช่าหรือสัญญาบริการที่ระบุที่อยู่ตรงกับหนังสือรับรองบริษัท
• วางแผนว่าจะแสดง ภ.พ.20 และป้ายชื่อบริษัทไว้ที่ใด
• ถ้ามีความเสี่ยงสูง ให้พิจารณาโต๊ะประจำใน Co-working หรือ Serviced Office แทน

ใบอนุญาตทำงาน วีซ่า และ BOI: จุดที่ Virtual Office มักไม่พอ

คำขอใบอนุญาตทำงานกับกรมการจัดหางานต้องระบุสถานที่ทำงานของลูกจ้างต่างชาติ และเจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองอาจตรวจสถานที่ทำงานเมื่อพิจารณาต่ออายุวีซ่าประเภทธุรกิจ ถ้าที่อยู่เป็นเพียงจุดรับจดหมาย และไม่มีที่นั่งทำงานของพนักงานคนนั้น คำขออาจถูกตั้งคำถามหรือไม่ผ่าน บริษัทที่วางแผนจ้างคนต่างชาติจึงควรมีพื้นที่ทำงานจริงตั้งแต่ก่อนยื่นคำขอ

สำหรับการขอส่งเสริมการลงทุนจาก BOI เงื่อนไขขึ้นอยู่กับประเภทกิจการ บางกิจการต้องมีโรงงานหรือสำนักงานตามที่ระบุในโครงการ การใช้ Virtual Office ในช่วงเริ่มจดบริษัทอาจทำได้ แต่ควรวางแผนย้ายไปสถานที่จริงให้สอดคล้องกับเงื่อนไขในบัตรส่งเสริม

ธนาคารพาณิชย์ในไทยมีขั้นตอนรู้จักลูกค้า (KYC) สำหรับบัญชีนิติบุคคล บางแห่งอาจขอดูสัญญาเช่าหรือเข้าตรวจสถานที่ โดยเฉพาะเมื่อกรรมการเป็นชาวต่างชาติ นโยบายต่างกันตามธนาคารและสาขา ควรสอบถามธนาคารก่อนเลือกที่อยู่

การรับจดหมายราชการและกำหนดเวลาที่ห้ามพลาด

ความเสี่ยงที่คนมักมองข้ามคือจดหมายจากหน่วยงานราชการ เช่น หนังสือแจ้งจากกรมสรรพากร หมายจากศาล หรือหนังสือเตือนจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเรื่องการยื่นงบการเงิน เอกสารเหล่านี้ส่งไปที่สำนักงานใหญ่ตามทะเบียน และหลายฉบับมีกำหนดเวลาตอบกลับ ถ้าผู้ให้บริการแจ้งช้า บริษัทอาจพลาดกำหนดและถูกปรับ

ก่อนเซ็นสัญญา ควรตกลงให้ชัดว่าผู้ให้บริการจะสแกนและแจ้งเอกสารภายในเวลาเท่าใด ใครเป็นผู้มีสิทธิรับเอกสารลงทะเบียน จะเก็บต้นฉบับไว้นานเท่าใด และเมื่อสัญญาสิ้นสุดจะส่งต่อจดหมายที่ยังเข้ามาอย่างไร ควรระบุเรื่องเหล่านี้ไว้ในสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร

• กำหนดเวลาการสแกนและแจ้งเอกสารเป็นจำนวนวันทำการ
• ระบุผู้มีสิทธิรับเอกสารลงทะเบียนและหมายศาลแทนบริษัท
• ตกลงวิธีส่งต่อต้นฉบับ และค่าใช้จ่ายในการส่งต่อ
• ตรวจการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA ของเอกสารที่สแกน

รายการตรวจก่อนเลือกผู้ให้บริการ Virtual Office

ราคาที่ต่ำที่สุดไม่ใช่ตัวเลือกที่คุ้มที่สุดเสมอไป ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขที่ตั้งสำนักงานใหญ่ภายหลัง และความเสี่ยงที่จะพลาดจดหมายราชการ อาจสูงกว่าส่วนต่างของค่าเช่า ให้ใช้คำถามต่อไปนี้เทียบผู้ให้บริการแต่ละราย

• ผู้ให้บริการเป็นนิติบุคคลที่จดทะเบียนในไทย และตรวจสอบหนังสือรับรองบริษัทได้หรือไม่
• ผู้ให้บริการเป็นเจ้าของอาคาร หรือได้รับสิทธิให้เช่าช่วงจากเจ้าของอาคารเป็นลายลักษณ์อักษร
• หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ออกในชื่อบริษัทของคุณ และใช้ยื่นกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้
• รองรับการจด VAT การตรวจสถานที่ และการติดป้ายชื่อบริษัทหรือไม่
• มีห้องประชุมให้ใช้เมื่อต้องพบเจ้าหน้าที่หรือลูกค้าหรือไม่
• เงื่อนไขเมื่อเลิกสัญญา และระยะเวลาที่ยังส่งต่อจดหมายให้หลังสัญญาสิ้นสุด

เราช่วยในส่วนใด

ทีมของเราช่วยตรวจเอกสารสถานที่ตั้งก่อนยื่นจดทะเบียนบริษัท จัดทำและยื่นจดทะเบียนหรือแก้ไขที่ตั้งสำนักงานใหญ่ แจ้งข้อมูลกับกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม และให้คำแนะนำว่ากรณีของคุณควรใช้ Virtual Office ต่อ หรือควรย้ายไปพื้นที่ทำงานจริงก่อนยื่นใบอนุญาตทำงานหรือขอส่งเสริม BOI ถ้ามีเอกสารภาษาต่างประเทศ เช่น หนังสือมอบอำนาจจากบริษัทแม่ เราจัดแปลและรับรองเอกสารให้ด้วย

เราจะแจ้งตามข้อเท็จจริงว่าที่อยู่ใดมีความเสี่ยงต่อการใช้งานแบบใด การอนุมัติคำขอเป็นอำนาจของหน่วยงานผู้รับคำขอแต่ละแห่ง

คำถามที่พบบ่อย