กรณีศึกษา: รับรองลายมือชื่อคู่สัญญาในสัญญาธุรกิจข้ามประเทศ

สถานการณ์ตั้งต้น

ผู้ประกอบการไทยที่ทำสัญญาจัดจำหน่ายกับคู่ค้าต่างประเทศ

คู่ค้าต่างประเทศขอให้ลายมือชื่อฝ่ายไทยมีคำรับรองก่อนเริ่มดำเนินการตามสัญญา

จุดที่ทำให้เรื่องติด

• ร่างสัญญายังมีช่องวันที่และจำนวนที่ยังไม่กรอก
• ผู้ลงนามฝ่ายบริษัทยังไม่มีหลักฐานอำนาจลงนาม
• คู่สัญญาเข้าใจว่าการรับรองเท่ากับการตรวจความถูกต้องของเนื้อหาสัญญา

ลำดับงานที่เราดำเนินการ

1. สรุปเนื้อหาสัญญาให้ครบถ้วนและกรอกหรือขีดฆ่าช่องที่ไม่ใช้
2. เตรียมหนังสือรับรองบริษัทและหลักฐานอำนาจลงนาม
3. อธิบายขอบเขตของคำรับรองว่ายืนยันการลงลายมือชื่อ ไม่ใช่การรับรองเนื้อหา
4. ให้ผู้มีอำนาจลงนามลงนามต่อหน้าทนายความและจัดเก็บชุดต้นฉบับ

ผลลัพธ์

คู่ค้าได้รับหลักฐานการลงนามที่ตรวจสอบได้ และทั้งสองฝ่ายเข้าใจขอบเขตของคำรับรองตรงกัน

เอกสารที่ต้องเตรียมสำหรับการรับรองลายมือชื่อในสัญญา

• หนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวประชาชนตัวจริงที่ยังไม่หมดอายุของผู้ลงลายมือชื่อ
• ข้อมูลยืนยันจากหน่วยงานปลายทางว่าต้องการคำรับรองแบบใด และต้องรับรองต่อที่กรมการกงสุลหรือสถานทูตหรือไม่
• สัญญาฉบับสมบูรณ์ที่ทุกฝ่ายตกลงเนื้อหาแล้วและยังไม่ลงลายมือชื่อ
• เอกสารแสดงตัวตนของผู้ลงนามทุกฝ่ายที่จะลงนามต่อหน้าทนายความ
• หนังสือรับรองบริษัทและหลักฐานอำนาจลงนาม กรณีคู่สัญญาเป็นนิติบุคคล
• หนังสือมอบอำนาจและบัตรประจำตัวของผู้รับมอบอำนาจ กรณีให้ผู้อื่นดำเนินการแทนในขั้นตอนที่กฎหมายอนุญาต
• สำเนาเอกสารเพิ่มเติมตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนดเป็นรายกรณี

รายการนี้อ้างอิงจากข้อกำหนดที่หน่วยงานผู้รับผิดชอบประกาศไว้ ณ วันที่ตรวจสอบ หน่วยงานอาจปรับเปลี่ยนเงื่อนไขได้ กรุณายืนยันกับต้นทางก่อนเดินทางไปยื่นเอกสาร สภาทนายความ ในพระบรมราชูปถัมภ์ (ตาม พ.ร.บ.ทนายความ พ.ศ. 2528 มาตรา 27) · 2026-08-16 · แหล่งอ้างอิง

ขั้นตอนการรับรองสัญญาและข้อตกลงระหว่างประเทศ

1. ยืนยันกับหน่วยงานปลายทางว่าต้องการคำรับรองแบบใด (รับรองลายมือชื่อ รับรองสำเนาถูกต้อง หรือคำรับรองข้อเท็จจริง) เพราะถ้อยคำรับรองแต่ละแบบต่างกัน
2. ตรวจสอบว่าทนายความผู้ให้บริการขึ้นทะเบียนเป็นทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารกับสภาทนายความ และมีเลขทะเบียนที่ตรวจสอบได้
3. ตรวจสอบว่าคู่สัญญาทุกฝ่ายมีอำนาจลงนามและระบุกฎหมายที่ใช้บังคับกับสัญญาไว้ชัดเจน
4. จัดทำสัญญาเป็นสองภาษาและระบุว่าฉบับภาษาใดมีผลบังคับเหนือกว่าเมื่อข้อความขัดกัน
5. คู่สัญญาลงลายมือชื่อทุกหน้าและลงนามท้ายสัญญาต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรอง
6. ทนายความลงลายมือชื่อ ประทับตรา และระบุเลขทะเบียนผู้ทำคำรับรองพร้อมวันที่ไว้บนคำรับรอง
7. หากปลายทางอยู่ต่างประเทศ ให้นำเอกสารที่รับรองแล้วไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล และรับรองต่อที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทางตามที่กำหนด

ขั้นตอนด้านล่างเรียบเรียงจากแนวปฏิบัติที่หน่วยงานผู้รับผิดชอบเผยแพร่เอง พร้อมระบุแหล่งที่มาและวันที่ตรวจสอบ รายละเอียดบางขั้นตอนขึ้นกับกรณีและอาจเปลี่ยนแปลงตามประกาศของหน่วยงาน สภาทนายความ ในพระบรมราชูปถัมภ์ (ตาม พ.ร.บ.ทนายความ พ.ศ. 2528 มาตรา 27) · 2026-08-16 · แหล่งอ้างอิง

สาเหตุที่เอกสารนิติบุคคลที่รับรองแล้วยังถูกตีกลับ

หนังสือรับรองบริษัทเก่ากว่าที่ปลายทางกำหนด

ปลายทางหลายแห่งกำหนดอายุหนังสือรับรองบริษัทเอง หากใช้ฉบับที่คัดไว้นาน ควรคัดฉบับใหม่จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนนำมารับรอง

ผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการผู้มีอำนาจตามที่หนังสือรับรองระบุ

อำนาจลงนามต้องตรงกับเงื่อนไขในหนังสือรับรอง เช่น ต้องลงนามร่วมกันสองคนหรือประทับตรา หากลงนามไม่ครบตามเงื่อนไข เอกสารจะถูกขอให้ลงนามใหม่ให้ถูกต้อง

ไม่มีมติหรือรายงานการประชุมรองรับการลงนาม

ธุรกรรมบางประเภท เช่น การให้อำนาจหรือการโอนสิทธิ ปลายทางอาจขอมติที่ประชุมที่อนุมัติเรื่องนั้นแนบมาด้วย หากไม่มี จะถูกขอให้จัดส่งเพิ่ม

ลงลายมือชื่อมาก่อนพบทนายความ

การรับรองลายมือชื่อคือการยืนยันว่าผู้ลงนามลงลายมือชื่อต่อหน้าทนายความ หากลงนามมาก่อน ทนายความจะให้จัดพิมพ์เอกสารใหม่และลงนามใหม่ต่อหน้า

ใช้เอกสารแสดงตนที่หมดอายุหรือเป็นเพียงสำเนา

การตรวจสอบตัวบุคคลต้องใช้หนังสือเดินทางหรือบัตรประจำตัวตัวจริงที่ยังไม่หมดอายุ หากนำมาเพียงสำเนาหรือเอกสารหมดอายุ จะยังทำคำรับรองไม่ได้จนกว่าจะนำตัวจริงที่ใช้ได้มาแสดง

ถ้อยคำรับรองไม่ตรงกับแบบที่ปลายทางกำหนด

หน่วยงานปลายทางหลายแห่งกำหนดถ้อยคำรับรองเฉพาะของตนเอง หากใช้ถ้อยคำทั่วไปแทน ปลายทางจะส่งเอกสารกลับมาให้ทำคำรับรองใหม่ตามแบบที่กำหนด

เอกสารมีหน้าว่างหรือช่องที่ยังไม่ได้กรอก

ทนายความรับรองเอกสารตามสภาพที่เห็นในขณะนั้น หากยังมีช่องว่างที่แก้ไขได้ภายหลัง ควรกรอกให้ครบหรือขีดฆ่าช่องที่ไม่ใช้ก่อนลงนาม

สภาทนายความ ในพระบรมราชูปถัมภ์ (ตาม พ.ร.บ.ทนายความ พ.ศ. 2528 มาตรา 27) · 2026-08-16 · แหล่งอ้างอิง

ข้อควรระวังครั้งต่อไป

• สัญญาต้องเสร็จสมบูรณ์ก่อนวันลงนามต่อหน้าทนายความ
• เตรียมหลักฐานอำนาจลงนามไปด้วยเสมอ
• คำรับรองลายมือชื่อไม่ใช่การรับรองเนื้อหาสัญญา

คำถามที่พบบ่อยจากเคสนี้

คู่สัญญาอีกฝ่ายอยู่ต่างประเทศ ต้องมาลงนามพร้อมกันไหม

ไม่จำเป็น แต่ละฝ่ายลงนามต่อหน้าผู้มีอำนาจรับรองในประเทศของตนได้ แล้วรวมเป็นชุดเดียวกันตามที่ตกลง

ต้องรับรองทุกหน้าไหม

ขึ้นกับข้อตกลงและปลายทาง หลายกรณีนิยมลงลายมือชื่อกำกับทุกหน้าเพื่อป้องกันการสับเปลี่ยนหน้า

อ่านต่อ

• กรณีศึกษา: รับรองหนังสือมอบอำนาจในไทยเพื่อใช้จัดการทรัพย์สินในต่างประเทศ
• กรณีศึกษา: หนังสือรับรองสถานภาพเพื่อจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ
• กรณีศึกษา: ทำคำสาบาน (Affidavit) ยืนยันสถานภาพโสดเพื่อจดทะเบียนสมรสในต่างประเทศ
• กรณีศึกษา: รับรองสำเนาหนังสือเดินทางเพื่อเปิดบัญชีและยื่นเอกสารกับสถาบันต่างประเทศ
• ทนายความผู้ทำคำรับรอง
• รับรองนิติกรณ์กรมการกงสุล