พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
กำหนดฐานการประมวลผล สิทธิของเจ้าของข้อมูล หน้าที่ผู้ควบคุมข้อมูล และการแจ้งเหตุละเมิดข้อมูล
สายงานกฎหมาย
วางระบบคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลให้สอดคล้องกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 กำหนดหน้าที่ให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลต้องมีฐานทางกฎหมายในการเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูล มีการแจ้งวัตถุประสงค์ จัดทำบันทึกรายการกิจกรรม และมีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เราช่วยองค์กรแปลงข้อกำหนดเหล่านี้เป็นเอกสารและกระบวนการที่ใช้งานได้จริง ตั้งแต่นโยบายความเป็นส่วนตัว สัญญากับผู้ประมวลผล ไปจนถึงขั้นตอนรับคำร้องจากเจ้าของข้อมูล
การจัดทำแผนผังกระแสข้อมูลและชุดเอกสารพื้นฐานสำหรับองค์กรขนาดเล็กถึงกลางมักใช้เวลาเป็นสัปดาห์ ขึ้นกับจำนวนแผนกและระบบที่เกี่ยวข้อง ส่วนการวางระบบสำหรับองค์กรที่มีข้อมูลอ่อนไหวหรือมีการส่งข้อมูลข้ามประเทศจะใช้เวลามากกว่า
ระยะเวลาข้างต้นเป็นการประมาณการ ขึ้นกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง คิวนัดของศาล และความครบถ้วนของเอกสาร

องค์กรจำนวนมากเริ่มต้นด้วยการดาวน์โหลดแบบฟอร์มนโยบายมาใช้ แล้วพบว่าไม่ตรงกับการทำงานจริง เช่น ประกาศระบุว่าเก็บข้อมูลไว้หนึ่งปี แต่ระบบหลังบ้านไม่เคยลบข้อมูลเลย หรือระบุช่องทางติดต่อที่ไม่มีผู้รับผิดชอบ เมื่อมีคำร้องจากเจ้าของข้อมูลเข้ามา ช่องว่างเหล่านี้จะกลายเป็นประเด็น เราจึงทำงานจากกระบวนการจริงขึ้นมาสู่เอกสาร ไม่ใช่ในทางกลับกัน
ผลลัพธ์ที่เราส่งมอบจึงประกอบด้วยแผนผังกระแสข้อมูล บันทึกรายการกิจกรรม นโยบายที่อ้างอิงกับระบบจริง และขั้นตอนตอบคำร้องที่ระบุผู้รับผิดชอบและกรอบเวลา พร้อมตัวอย่างหนังสือตอบกลับให้ทีมงานใช้ได้ทันที
งานแปลและรับรองเอกสารเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรง ทั้งทะเบียนราษฎร ประวัติอาชญากรรม เอกสารการสมรส และข้อมูลสุขภาพ องค์กรที่ส่งเอกสารเหล่านี้ให้ผู้ให้บริการภายนอกจึงควรมีข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลที่ชัดเจน ระบุขอบเขตการใช้ ระยะเวลาเก็บ และวิธีทำลายข้อมูลเมื่อเสร็จงาน
สำนักงานของเราให้บริการทั้งงานกฎหมายและงานเอกสาร จึงออกแบบขั้นตอนภายในให้ข้อมูลของลูกความถูกจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น และมีการกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาตามความจำเป็นของแต่ละประเภทงาน
สรุปเพื่อความเข้าใจทั่วไปเท่านั้น การปรับใช้แต่ละบทบัญญัติขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของแต่ละเรื่อง
กำหนดฐานการประมวลผล สิทธิของเจ้าของข้อมูล หน้าที่ผู้ควบคุมข้อมูล และการแจ้งเหตุละเมิดข้อมูล
กำหนดรายละเอียดเชิงปฏิบัติ เช่น มาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยและบันทึกรายการประมวลผล
ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นกรณีสมมุติที่สร้างขึ้นเพื่ออธิบายขั้นตอน ไม่ใช่คดีของลูกความ และไม่ได้แสดงหรือรับประกันผลใด ๆ
สถานการณ์: ลูกค้าใช้สิทธิขอให้ลบข้อมูล แต่บริษัทยังมีหน้าที่เก็บเอกสารตามกฎหมายบัญชีและภาษี
แนวทางที่ใช้ตามปกติ: ต้องแยกข้อมูลที่มีหน้าที่ตามกฎหมายออกจากข้อมูลการตลาด แล้วตอบกลับเป็นลายลักษณ์อักษรโดยอธิบายฐานที่ยังต้องเก็บและระยะเวลาเก็บ (กรณีสมมุติ)
หน้ารายจังหวัดอธิบายศาลและหน่วยงานที่มีเขตอำนาจในพื้นที่ พร้อมตอบคำถามที่คนในพื้นที่ค้นหาบ่อย
กฎหมายใช้กับผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่ได้ยกเว้นตามขนาดธุรกิจ แต่ความเข้มข้นของมาตรการที่เหมาะสมย่อมสอดคล้องกับความเสี่ยงและปริมาณข้อมูลที่จัดเก็บ
ขึ้นกับลักษณะกิจกรรมขององค์กรตามที่กฎหมายกำหนด เช่น การประมวลผลข้อมูลจำนวนมากที่ต้องติดตามพฤติกรรมอย่างสม่ำเสมอ หรือการประมวลผลข้อมูลอ่อนไหว เราจะประเมินให้เป็นรายองค์กร
เก็บได้เมื่อมีฐานทางกฎหมายรองรับและเก็บเท่าที่จำเป็นต่อวัตถุประสงค์ พร้อมแจ้งวัตถุประสงค์และกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาที่ชัดเจน การเก็บไว้โดยไม่มีเหตุผลรองรับคือความเสี่ยงที่พบบ่อย
เล่าข้อเท็จจริงให้เราฟัง แล้วเราจะอธิบายทางเลือก เอกสารที่ต้องใช้ และกรอบเวลาตามความเป็นจริงให้ก่อนตัดสินใจ